HR必须掌握的EXCEL操作技巧

资深HR必须掌握的EXCEL操作技巧

最近我朋友经常找我问EXCEL操作问题，她是公司的HR，需要会使用EXCEL。这篇我想分享一些HR必备的EXCEL操作小技巧，虽然很简单，但是相当实用。

技巧一：身份证号码复制、粘贴

HR需要统计公司的员工信息，包括：姓名、性别、身份证号等个人信息，但是在复制身份证号信息时，会出现下图的尴尬情况，身份证号在单元格内以科学计数法的形式显示。

应该怎么操作呢？其实很简单：在复制之前，选择单元格——击右键——设置单元格格式——在数字类型下选择为“文本”即可，设置如下图。

技巧二：HR必会函数

HR经常会制作员工信息表、计算员工工资，有的HR不懂如何操作，下面我介绍几种比较实用的操作：

（1）  根据身份号得到出生日期：

公式为：TEXT(MID(B4,7,8),"0-00-00")。

其中TEXT函数的作用为：将单元格的内容转换成指定的格式

第一个参数：选定的要转换的单元格；

第二个参数：转换后的格式；示例是把MID截取后的文本变成日期；

MID字符串函数，作用是从一个字符串中截取出指定数量的字符

 MID(text, start_num, num_chars)

第一个参数： text被截取的字符

第二个参数：start_num从左起第几位开始截取（用数字表达）

第三个参数：num_chars从左起向右截取的长度是多少（用数字表达）

示例：MID(B4,7,8)，被截取的字符串为B4单元格，从第七位开始向右截取8个数字。得到出生年月日

（2）计算员工年龄

公式为：=DATEDIF(C4,TODAY(),"y")

DATEDIF作用是计算两个日期之间的年数、月数、天数。

第一个参数start_date：起始时间，示例就是出生年月

第二个参数end_date：结束时间，其中填写today()自动返回系统今天的日期

第三个参数unit：函数返回的类型是年还是月。取值如下：

"y"返回整年数

"m”返回整月数

"d"返回整天数

（3）计算员工工龄工资

=IF(INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100>300,300,INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100)

函数解释：今天的时间减去入职时间除以6取整得到N，表示来公司N个半年了。每过半年加50元，所以用N乘以50后，若大于300，则满300封顶，直接显示300，若未满300，则工龄工资等于N乘以50。

技巧三：快速拆分文本

有时候HR会碰到下面的情况：员工姓名和手机号都一起复制、粘贴了，现在要录入EXCEL表中，应该怎么拆分呢？

其实操作起来很简单：先把首行的姓名（张三）和手机号（1395692852）分别复制到对应的单元格（B2、C2）内，鼠标光标再定位在B3单元格，按快捷键CTRL+E（快速填充），接下来对应的单元格内会自动填充内容，而且不会出错。如下图：

提示：手机号的C列，在复制之前，一定要改变单元格类型为文本。

技巧四：快速填充工作日

输入一个日期并选定，鼠标光标定位在该单元格右下角，向下拖动，就可以快速填充，填充完成后，如下图，出现自动填充选项，选择“填充工作日”即可。

技巧五：手机号码分段显示

手机号码数字太多，看起来很麻烦，统计时还容易出错，可以对手机号码分段显示，操作步骤：选择单元格-设置单元格格式-选择自定义-更改通用格式为000-0000-0000。结果如下图

以上我简单介绍了几个EXCEL操作小技巧，非常适合HR工作者，还有其他操作小技巧，后续再继续介绍。

其实学习EXCEL软件并不难，关键是要多练习操作案例，很多简单的操作都可以大大提升我们的工作效率。