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EXCEL教程

HR必须掌握的EXCEL操作技巧

2021-11-13 14:17:17EXCEL教程4636
最近我朋友经常找我问EXCEL操作问题,她是公司的HR,需要会使用EXCEL。这篇我想分享一些HR必备的EXCEL操作小技巧,虽然很简单,但是相当实用。

资深HR必须掌握的EXCEL操作技巧

最近我朋友经常找我问EXCEL操作问题,她是公司的HR,需要会使用EXCEL。这篇我想分享一些HR必备的EXCEL操作小技巧,虽然很简单,但是相当实用。

技巧一:身份证号码复制、粘贴

HR需要统计公司的员工信息,包括:姓名、性别、身份证号等个人信息,但是在复制身份证号信息时,会出现下图的尴尬情况,身份证号在单元格内以科学计数法的形式显示。

应该怎么操作呢?其实很简单:在复制之前,选择单元格——击右键——设置单元格格式——在数字类型下选择为“文本”即可,设置如下图。

技巧二:HR必会函数

HR经常会制作员工信息表、计算员工工资,有的HR不懂如何操作,下面我介绍几种比较实用的操作:

(1)  根据身份号得到出生日期:

公式为:TEXT(MID(B4,7,8),"0-00-00")。

其中TEXT函数的作用为:将单元格的内容转换成指定的格式

第一个参数:选定的要转换的单元格;

第二个参数:转换后的格式;示例是把MID截取后的文本变成日期;

MID字符串函数,作用是从一个字符串中截取出指定数量的字符

 MID(text, start_num, num_chars)

第一个参数: text被截取的字符

第二个参数:start_num从左起第几位开始截取(用数字表达)

第三个参数:num_chars从左起向右截取的长度是多少(用数字表达)

示例:MID(B4,7,8),被截取的字符串为B4单元格,从第七位开始向右截取8个数字。得到出生年月日


(2)计算员工年龄

公式为:=DATEDIF(C4,TODAY(),"y")

DATEDIF作用是计算两个日期之间的年数、月数、天数。

第一个参数start_date:起始时间,示例就是出生年月

第二个参数end_date:结束时间,其中填写today()自动返回系统今天的日期

第三个参数unit:函数返回的类型是年还是月。取值如下:

"y"返回整年数

"m”返回整月数

"d"返回整天数


(3)计算员工工龄工资

=IF(INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100>300,300,INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100)

函数解释:今天的时间减去入职时间除以6取整得到N,表示来公司N个半年了。每过半年加50元,所以用N乘以50后,若大于300,则满300封顶,直接显示300,若未满300,则工龄工资等于N乘以50。

技巧三:快速拆分文本

有时候HR会碰到下面的情况:员工姓名和手机号都一起复制、粘贴了,现在要录入EXCEL表中,应该怎么拆分呢?

其实操作起来很简单:先把首行的姓名(张三)和手机号(1395692852)分别复制到对应的单元格(B2、C2)内,鼠标光标再定位在B3单元格,按快捷键CTRL+E(快速填充),接下来对应的单元格内会自动填充内容,而且不会出错。如下图:

提示:手机号的C列,在复制之前,一定要改变单元格类型为文本。

 

 

技巧四:快速填充工作日

输入一个日期并选定,鼠标光标定位在该单元格右下角,向下拖动,就可以快速填充,填充完成后,如下图,出现自动填充选项,选择“填充工作日”即可。

技巧五:手机号码分段显示

手机号码数字太多,看起来很麻烦,统计时还容易出错,可以对手机号码分段显示,操作步骤:选择单元格-设置单元格格式-选择自定义-更改通用格式为000-0000-0000。结果如下图

HR必须掌握的EXCEL操作技巧

以上我简单介绍了几个EXCEL操作小技巧,非常适合HR工作者,还有其他操作小技巧,后续再继续介绍。

其实学习EXCEL软件并不难,关键是要多练习操作案例,很多简单的操作都可以大大提升我们的工作效率。

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